Email是大家在工作中经常使用到的工具，关于邮件，作为职场新人，你了解多少呢?例如了解邮件的主要功能有哪些吗?发送邮件需要遵循哪些原则等等，下面就让小编详细为大家介绍邮件那些事!

　　邮件主要功能

　　1、通过邮件跟进任务，直到任务完成，所有参与者都可以针对所讨论的问题提出各自的想法;

　　2、能准确记录整个任务的进程，成为每个工作项目的历史档案;

　　3、当出现意见不合，起分歧上，Email作用就体现出来了，因为Email能帮人关注的是事实而不是感受，并且能用合理的方式解决意见不和以及争端。

　　邮件拟订、发送原则

　　一、原则：尊重他人时间

　　无论是在拟定邮件还是发送邮件，首先需要站在对方的角度出发，将有价值的信息以最快的速度，最直接的方式告知对方，尊重他人的时间，就等于尊重自己的时间，有些童鞋在收到他人邮件后，拖了三天才给他人回复，不但影响了对方的工作效率，而且不利于双方以后的合作;

　　二、关于邮箱名字

　　如果你的邮箱是用于正式商务交流，那就需要将邮箱显示名设置成自己的名字，而不是一些烂七八糟的网名，因为在整个沟通过程中，需要发送一些正式商务文件，你的邮箱显示名设置的是自己的名字，就不用让大家猜测你是某某某，方便大家交流;

　　三、关于主题

　　邮件需要有一个主题，这样就能让收件人一眼就能看出你的邮件是说什么的，当然也方便以后邮件分类保存，需要搜索、查阅时，也能第一时间找到所需邮件，因此邮件主题非常重要，建议大家在写邮件主题时，要遵循以下原则：

　　1、主题不要空，也不要写的空洞，例如有些童鞋投简历时，直接用“简历”二字当做主题，毫无意义，起不到任何提醒作用;

　　2、主题要简洁，不要长篇大论，最忌讳直接将正文写在主题栏里;

　　3、邮件主题要真实反映邮件主题的重要性，不要动不动就使用紧急标识!

　　4、遵循一封邮件一个主题的原则;

　　5、不可出现错别字;

　　6、需多次回复邮件时，记得修改主题，不要出现“RE：RE：RE：”这样叠加盖楼。

　　四、关于正文

　　正文内容非常关键，要做到简明扼要、行文通顺。

　　1、编辑正文时，需要根据自己跟收件人间的关系，选择恰当的语气以及语言，如果是正式的商务合作邮件，那就更加需要注意这点，以免产生不必要的误解;

　　2、使用通俗易懂的句子将内容描述清楚，不要出现晦涩难懂的语句。

　　3、如果需要交代的内容很多，正文最好只做摘要介绍，再另写一份文件作为附件进行详细描述;

　　4、正文用序号列表，看起来会更加清晰明确，还可以通过表格，图片形式辅助阐述，效果更加直观;

　　5、写完邮件后，要进行多次检查，这样就不会出现发出邮件后才想起还有内容没有写完，然后又得重新发邮件进行补充的情况;

　　6、邮件正文一定要尽量避免出现错别字或者拼写错误的情况，否则会被人冠以工作不认真、不负责的态度;

　　7、如果需要提醒对方注意查看重要信息，可以通过加粗、加颜色、字体变成斜体的方式进行提醒，但需要合理使用，不能给人感觉一眼望去，整封邮件全是红色、加粗、斜体的提示;

　　8、正文字体需要选择恰当，既不能太大，也不能太小，在商务邮件中，切记不要使用：)之类的笑脸字符，以免让对方产生不必要的误会;

　　五、关于个性签名

　　细心的童鞋会发现，每封邮件在结尾处都会有签名信息，目的是让对方可以清楚知道发件人信息，方便彼此的沟通与交流，如何设置个性签名呢?

　　1.签名信息不用太多，一般有姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息即可;

　　2.不要只用一个签名档，不同客户群体，使用不同的签名档，例如一些比较熟悉的、经常往来的客户，所使用的签名档就可以简单一点，太过于正式会让对方产生距离感;

　　3.签名档所使用的文字应该跟正文文字匹配，简体、繁体或者是英文，应该统一，这样就可以避免出现乱码的情况，字号的话，就应该选择比正文字号小一些就可以了;

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